Udviklet til hverdagen på værkstedet
Løsningen tager udgangspunkt i værkstedets arbejdsgange og giver medarbejderne adgang til de opgaver og informationer, der er relevante for deres rolle.
Effektiv værkstedsstyring
Komplet værkstedsløsning samlet i Business Central
En specialiseret løsning til værksteder med behov for at styre opgaver, medarbejdere, tid og varer i én sammenhængende proces.
Løsningen samler hele værkstedsflowet i Business Central fra ordre og lager til planlægning, udførelse og fakturering.
Det giver ét samlet overblik, mindre administration og et bedre datagrundlag for at drive forretningen effektivt.
Sammenhæng gennem hele værkstedsflowet
Opgaver, medarbejdere, tid og varer bindes sammen i ét flow, så information følger opgaven fra ordre og planlægning til udførelse og fakturering.
Specialiseret løsning på en standardplatform
Bygger videre på Microsoft Business Central, så værkstedsdriften hænger sømløst og direkte sammen med lager, indkøb, økonomi og resten af forretningen.
Passer løsningen til jeres forretning?
Relevant for virksomheder med specialiseret værkstedsdrift
Har I behov for at koordinere opgaver, medarbejdere, tid og varer gennem hele værkstedsflowet, er der gode muligheder for, at Evexos værkstedsløsning er relevant for jer.
Virksomheder og brancher
- Lastbil- og busværksteder
- Landbrugs- og entreprenørmaskiner
- Specialkøretøjer og køretøjsopbygning
- Bil- og autoværksteder
- Andre specialiserede værkstedsvirksomheder
Roller i organisationen
- Salg
- Værkfører / planlægning
- Lager og indkøb
- Mekanikere / teknikere
- Administration, økonomi og ledelse
Typiske kendetegn ved driften
- Flere samtidige værkstedsopgaver skal koordineres
- Medarbejdere og tid skal planlægges på tværs af opgaver
- Varer og reservedele skal være klar på rette tidspunkt
- Opgaver bevæger sig gennem flere trin før fakturering
- Behov for at følge tid, varer og økonomi på hver opgave
- Mange arbejdsgange er individuelle og ikke system-understøttet
Kender du situationen?
- Planlægger I på whiteboards eller i separate systemer?
- Registreres de samme oplysninger flere steder?
- Er det svært at se status og fremdrift på hver opgave?
- Mangler varer eller reservedele, når arbejdet skal udføres?
- Er data spredt? Kræver overblik og rapportering ekstra tid?
- Er det svært at overskue ressourcer på tværs af lokationer
- Er kritisk viden hos nøglepersoner frem for i systemet?
Udfordringer i system og workflow
Når værkstedet mangler det samlede overblik
I mange værkstedsvirksomheder hænger planlægning, reservedele, tidsregistrering og fakturering ikke godt nok sammen.
Det betyder, at medarbejderne bruger tid på manuel koordinering og på at finde information, mens ledelsen mangler et klart billede af kapacitet, igangværende arbejde og økonomi.
Kan I genkende nogle af disse udfordringer fra jeres værksted?
Pain Points
- Planlægningen foregår på whiteboards eller i separate systemer
- Kunder og oplysninger registreres og vedligeholdes flere steder
- Det er svært at håndtere ændringer til en ordre
- Reservedele er ikke klar, når arbejdet skal udføres
- Reelt tidsforbrug pr. opgave er svært at følge og efterkalkulere
- Vare- og ressourceforbrug er uigennemskueligt, når det ikke registreres
- Ledelsen mangler et samlet datagrundlag til rapportering og styring
- Processer kan ikke ensrettes uden ensartede systemer
- Dokumentation og historik ligger spredt på tværs af systemer og medarbejdere
Sådan understøtter løsningen værkstedsdriften i praksis
Løsningsoverblik
Opgavestyring
Samler værkstedsopgaven fra ordre til udførelse og fakturering, så status, information og historik følger opgaven gennem hele flowet.
Ressourceplanlægning
Giver overblik over medarbejdere, lokationer og opgaver, så den rette tekniker og tid kan planlægges til arbejdet.
Lager & vareforbrug
Kobler opgaven med lageret, så behovet for varer bliver synligt, og forbruget registreres på den enkelte ordre.
Tidsregistrering
Registrerer teknikernes faktiske tidsforbrug direkte på opgaven og skaber grundlag for efterkalkulation, fakturering og indsigt i effektivitet.
Service & booking
Automatiserer tilbagevendende serviceindkaldelser og giver kunder mulighed for selv at booke tid til service og eftersyn via en bookingportal.
Rollebaseret visning
Tilpasser information og funktioner til fx værkfører, lager og tekniker, så hver rolle har de relevante opgaver og data i fokus.
Sådan skaber løsningen værdi i praksis
Mindre risiko gennem et sammenhængende værkstedsflow
Én samlet løsning – uden ekstra systemer
Dét indeholder værkstedsløsningen
Løsningen samler de centrale funktioner til planlægning, udførelse og styring af værkstedsdriften direkte i Business Central.
Her er de vigtigste funktioner og elementer, der tilsammen skaber et sammenhængende flow på tværs af værksted og forretning.
Opgave- & ordrestyring
Samler værkstedsopgaven fra ordre til udførelse og fakturering, så information og status følger opgaven gennem hele flowet.
Ressourceplanlægning
Planlægger opgaver på tværs af medarbejdere, tid og lokationer, så de rette ressourcer kan sættes på arbejdet.
Lagerstyring
Giver overblik over lagerbeholdning og varebehov pr. ordre, så nødvendige reservedele kan være klar, når arbejdet skal udføres.
Tidsregistrering på opgaver
Registrerer teknikernes faktiske tidsforbrug på den enkelte opgave som grundlag for fakturering, efterkalkulation og opfølgning.
Rollecentre
Tilpasser brugergrænsefladen til fx værkfører, lager og tekniker, så den enkelte bruger har relevante opgaver og informationer i fokus.
Prisstyring
Samler styringen af priser på varer og ydelser med mulighed for forskellige priser og aftaler til den enkelte kunde.
Serviceindkaldelse
Automatiserer indkaldelser til tilbagevendende service samt garanti- og lovpligtige eftersyn ud fra fastlagte intervaller.
Online booking
Giver kunden mulighed for selv at booke tid via en bookingportal og understøtter automatiserede og tilpassede beskeder.
Kunde- & køretøjshistorik
Samler kunde-, køretøjs- og opgavehistorik, så tidligere udført arbejde og relevante informationer kan findes samme sted.
Fakturering
Den afsluttede værkstedsordre faktureres direkte i Business Central med registreret tid og vareforbrug som en del af det samme flow.
Komme/gå & fravær
Registrerer komme/gå, arbejdstid og fravær for timelønnede medarbejdere og skaber input til løn og ressourceplanlægning.
Rapportering & indsigt
Skaber ét datagrundlag for rapportering på fx tidsforbrug, effektivitet, indtjening, fakturerbar tid, afdelinger og opgavetyper.
MobilePay-betaling
Gør det muligt at sende betalingsanmodninger fra en faktura direkte til kundens telefon via MobilePay.
Digital underskrift
Tilbud, ordrer og andre relevante dokumenter kan sendes til digital underskrift direkte fra Business Central.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ERP
Fuldt ERP-system i skyen, der samler værksted, lager, indkøb, salg, økonomi og rapportering på én platform.
Standard Business Central
- Salgs- og købsprocesser
- Lager- og varehåndtering
- Kunde- og leverandørstyring
- Finans, bogføring og fakturering
- Rapportering og fælles datagrundlag
- Cloudplatform med sikkerhed og backup
- Compliance og revisionsspor
Evexo‑tilføjelser
- Ressource- og værkstedsplanlægning
- Værkstedsinterface til teknikere
- Opgavebaseret tidsregistrering
- Serviceindkaldelse og online booking
- Rollebaserede arbejdsflader
- Sammenkobling af værksted, lager og økonomi
- Sammenhængende workflow til værkstedsopgaver
Ekspertindsigt fra praksis
Et værksted skal ikke være en sort boks. Gør driften transparent.
"På et værksted handler det ikke kun om at få planlagt den næste opgave. Det handler om at vide, hvad der er aftalt, hvilke ressourcer og varer der skal bruges, hvad arbejdet faktisk har kostet, og hvad virksomheden tjener på det.
Når hele processen hænger sammen i ét system, får du en rød tråd fra ordre og planlægning til udførelse, lager og økonomi.
Det skaber gennemsigtighed, reducerer kompleksiteten og giver ledelsen et langt bedre grundlag for at drive og udvikle forretningen."
Personlig gennemgang af løsningen
1:1 demo - se løsningen i praksis
Book en uforpligtende, personlig gennemgang af løsningen, hvor vi tager udgangspunkt i jeres forretning og udfordringer.
Du vælger selv tidspunktet, og fokus er på at give dig et klart overblik over, hvordan løsningen kan understøtte jeres handel, shipping og risikostyring.
Felter markeret med * skal udfyldes.
Ofte stillede spørgsmål
Ja. Løsningen bygger på Business Central og bruger standardfunktionalitet til blandt andet økonomi, kunder, varer, lager, indkøb og fakturering. Har I ikke Business Central i dag, vil en overgang til Business Central derfor være en del af projektet.
Ja. Har I allerede Business Central, kan værkstedsløsningen bygges oven på jeres eksisterende ERP-setup. Inden implementeringen gennemgås blandt andet lager, kunder, leverandører, økonomi og øvrige forudsætninger, så værkstedsflowet kobles korrekt til jeres nuværende løsning.
Løsningen er særligt relevant for specialiseret værkstedsdrift, hvor opgaver kræver koordinering af medarbejdere, tid, varer og lager over mere end helt korte standardopgaver. Det kan fx være værksteder inden for lastbiler, busser, varevogne, specialkøretøjer, landbrugs- og skovbrugsmaskiner, entreprenørmateriel samt rednings- og udrykningskøretøjer.
Teknisk kan løsningen sagtens understøtte klassiske værkstedsprocesser, men den er især relevant, når der er behov for mere end enkel booking og korte standardopgaver. Behov for ressourceplanlægning, lagerstyring, længerevarende opgaver og sammenhæng med virksomhedens øvrige ERP-processer gør løsningen særligt interessant.
En ordre kan følges gennem lagertjek, planlægning af medarbejder og lokation, udførelse og tidsregistrering til færdigmelding og fakturering. Fordi værkstedsflowet ligger i Business Central, hænger opgaven samtidig sammen med lager, kunder og økonomi i samme system.
Ja. Lagerfunktionen giver overblik over, hvilke varer en ordre kræver, hvad der allerede er på lager, og hvad der skal bestilles hjem. Forbruget registreres på ordren, så lagerbeholdning, omkostninger og det faktiske vareforbrug hænger sammen.
Ja. Opgaver kan planlægges på tværs af medarbejdere, tid og lokationer, og teknikeren kan registrere den faktisk anvendte tid på den enkelte opgave. Det giver blandt andet grundlag for efterkalkulation og indsigt i fakturerbar tid og effektivitet. Løsningen understøtter desuden komme/gå, arbejdstid og fravær for timelønnede medarbejdere.
Ja. Tilbagevendende service samt garanti- og lovpligtige eftersyn kan danne grundlag for automatiserede serviceindkaldelser. Kunden kan efterfølgende booke en tid via en self-service bookingportal, og beskederne til kunden kan tilpasses.
Ja. Løsningen anvender rollecentre, så information og funktioner kan tilpasses den enkelte rolle. En tekniker kan fx fokusere på arbejdsbeskrivelse, tidsregistrering og dokumentation, mens lagerfunktionen arbejder med varebehov, og værkføreren får adgang til planlægning, ressourcer og økonomi.
Fordi værksteds-, lager- og økonomidata findes på samme datagrundlag, kan virksomheden rapportere på eksempelvis tidsforbrug, indtjening, fakturerbar tid, effektivitet, afdelinger og forskellige opgavetyper. Rapportering kan ske i Business Central og kan suppleres med Power BI.
Implementeringstiden afhænger af virksomhedens eksisterende setup og om Business Central allerede er etableret. Tidshorisonten afhænger blandt andet af datamigrering, lager, økonomi, integrationer, konfiguration og undervisning. Vi giver dig et mere retvisende estimat, når vi har lært lidt mere om din nuværende situation.
Evexos løsning bygger på Business Central frem for at fungere som et isoleret værkstedssystem. Derfor kan værkstedsopgaver, kunder, lager, vareforbrug, fakturering og økonomi arbejde på samme platform og datagrundlag. Samtidig får virksomheden fordelene ved Business Central som en åben cloudplatform med mulighed for yderligere apps og integrationer.
Ja. Værkstedsløsningen kan samle flere værksteder og lokationer i samme Business Central-løsning. Det giver mulighed for at arbejde på tværs af lokationer og samtidig bevare et samlet datagrundlag og overblik over værkstedsdriften.
Ja. Evexo står for implementeringen af værkstedsløsningen og samarbejder gerne med jeres nuværende Business Central-partner. Evexo behøver derfor ikke overtage den øvrige drift og udvikling af jeres Business Central-løsning, men skal have den nødvendige adgang til miljøet for at implementere og understøtte værkstedsløsningen.
Som udgangspunkt ja. Mulighederne afhænger dog af jeres eksisterende system, hvilke data der kan eksporteres eller tilgås, og hvilken historik I ønsker at videreføre. Derfor starter en migrering med en analyse af de eksisterende data og en afklaring af, hvad der er relevant at flytte med til Business Central.
Ja. På selve værkstedet kan flere teknikere med fordel dele en fælles PC, mens værkføreren typisk arbejder fra sin egen PC. Der kan dog også opsættes et forenklet tablet-view, så teknikerne får nem adgang til de funktioner, de har brug for i forbindelse med den enkelte opgave.
Licensbehovet afhænger af de enkelte roller og den funktionalitet, medarbejderne skal have adgang til. Sælgere, værkførere og økonomimedarbejdere anvender typisk en Business Central Essential-licens.
På værkstedet kan flere teknikere dele en fælles PC med en Essential-licens. Ved et forenklet tablet-view kan en Team Member-licens anvendes afhængigt af de funktioner, teknikeren skal have adgang til.
Løsningen kan dermed tilpasses forskellige roller og rettigheder, og der er ikke behov for Business Central Premium-licenser.